move it! oder Eine Bibliothek macht sich fit für die Zukunft

22.03.2013 | Von Clemens Moser | Benutzung | Aus den Bibliotheken | Organisation

Die Verantwortlichen der Stadtbibliothek Biel empfinden die aktuellen Strukturen ihrer Institution als nicht mehr zeitgemäss. Nun soll das Strategieprojekt „move it“ Bewegung in die Sache bringen.

Von Clemens Moser
Clemens Moser absolvierte eine Ausbildung zum Diplombibliothekar und nach Tätigkeiten im Informatikbereich den Kurs für wissenschaftliche Bibliothekare in Zürich. 1994-2004 war er Abteilungsleiter in der ZB Zürich und 2004-09 stv. Kantonsbibliothekar an der Aargauer Kantonsbibliothek Aarau. Seit 2009 ist er Direktor der Stadtbibliothek Biel.
Ziel des neuen Strategieprojekts „move it“ ist es, die Aufgaben, Funktionen und Dienstleistungen der Bibliothek auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen und neu zu definieren, um die Rolle der Bibliothek zu stärken, gemäss dem Grundsatz: Die Umwelt bewegt sich – die Stadtbibliothek bewegt sich mit ihr und will die Veränderungen mitgestalten.
 
Die Herausforderungen
An einem zweitägigen Workshop haben sich das Personal und der Stiftungsrat mit der Zukunft der Stadtbibliothek befasst und folgende Themen diskutiert
ie neue Bibliothek als zentraler Ort für Bildung, Begegnung und AustauschNeue BerufsbilderNeue Angebote und KooperationenDer Umgang mit neuen Technologien 
Die entwickelten Ideen und Visionen wurden zu einem Strategieprozess gebündelt und als zukünftige Strategie vom Stiftungsrat verabschiedet; sie soll mit dem Mitte 2012 gestarteten Projekt „move it“ in den nächsten zwei Jahren umgesetzt werden.
 
Die wichtigsten Aspekte für den eingeleiteten Strategie- und Organisationswandel sind:
die Nähe zum Kunden und seinen Bedürfnissendie Bibliothek als Bildungsinstitution, Dritter Ort und lernende Organisationdie Nutzung von Netzwerken und Kooperationen.Die Rahmenbedingungen
Die Stadtbibliothek Biel wurde 1926 als öffentliche Bibliothek gegründet. Seit 1998 hat sie einen regionalen Leistungsauftrag, der ihr die finanziellen Mittel sichert. Ihre Kundschaft ist die breite Bevölkerung der vom Bilinguismus geprägten Region sowie deren Schulen. Sie sieht sich mit stagnierenden Benutzerzahlen und rückläufigen Ausleihen sowie der rasanten Entwicklung neuer Medien wie E-Books, mobilen Informationszugriffen über Internet, sozialen Medien wie Facebook und Twitter konfrontiert.
 
Als zweisprachige Stadt zählt Biel über 30 Prozent Migrantinnen und Migranten mit über 100 verschiedenen Nationalitäten. Wirtschaftlich hat Biel die Bedeutung als regionaler Wirtschaftsstandort und zentraler Arbeitsort für die Region mit Firmensitzen bekannter internationaler Uhrenfirmen wie Swatch Group und Rolex. Die bereits angesiedelten Fachhochschulen sollen in den nächsten Jahren zu einem zentralen Fachhochschulstandort ausgebaut werden.
 
„move it“ – das Projekt 
Wie erreichen wir die hochgesteckten Ziele? Das Projekt „move it“ bezieht alle beteiligten Personenkreise mit ein: Mitarbeitende der Stadtbibliothek, Mitglieder des Stiftungsrates und des Bibliothekvereins wie auch lokale Politiker sind in die Projektteams eingebunden.
 
Das Projekt, das sich in verschiedene Phasen gliedert, wird von verschiedenen Arbeitsteams unter Führung einer Leitungsgruppe betreut. Die Fortschritte und Resultate der einzelnen Gruppen werden auf einer eigenen Internetsite gesammelt und dokumentiert.
 
Die Projektstruktur berücksichtigt in den verschiedenen Teilprojekten die Themen „Kunden“, „Angebote“, „Dritter Ort“, „Netzwerke“ und „Organisation“; die Teams der Teilprojekte werden von Kadermitgliedern der Stadtbibliothek geleitet. Jedem Projektteam ist eine Patin oder ein Pate des Stiftungsrates zugeordnet, was die Verbindung zwischen den operativ tätigen Mitarbeitenden der Projektteams und dem strategisch übergeordneten Stiftungsrat sicherstellen soll. Das Gesamtprojekt wird von einer Leitungsgruppe, welcher die Direktion und zwei externe Berater angehören, gesteuert und koordiniert. Die Rollen der verschiedenen am Projekt beteiligten Personen sind in einem Projekthandbuch klar umschrieben.
 
Um die Aussensicht zu verstärken, werden in Feedback-Runden Kunden und Kundinnen wie auch Non-User beigezogen. Als Resonanzgruppe sollen sie die Qualität der Projektergebnisse prüfen. Um die theoretischen Grundlagen nicht zu vernachlässigen, wurde beschlossen, einzelne Themen im Rahmen von Bachelor-Arbeiten von Studentinnen und Studenten bearbeiten zu lassen. Beispiele dafür sind: Beuret/Genoud, „Non-Usagers“ (FH Genf, 2012); Wenger, „Kundenbefragung“ (FH Genf, 2011/12) oder Freitas, „Biennensia et Regionalia“ (FH Genf, 2012).
 
Das Vorgehensmodell sieht eine Abwicklung von „move it“ in den Projektphasen Analyse/Konzept und Projektumsetzung sowie einem festgelegten Zeitplan vor. Meilensteine mit Phasenfreigaben gewährleisten, dass Zwischenentscheide möglich sind und das Projekt vom Stiftungsrat als Auftraggeber gesteuert werden kann und mitgetragen werden muss.
 
Der Terminplan des Projekts ist auf die Erneuerung des politischen Leistungsauftrages im Jahr 2015 abgestimmt. Nach dem festgelegten Projektplan befinden sich die Teilprojekte momentan in der Phase Analyse/Konzept. Die Ergebnisse, welche zum Teil von andern Teilprojekten abhängig sind und koordiniert werden müssen, werden bis Ende 2013 vorliegen und im Jahr 2014 umgesetzt werden. Die ersten Resultate werden bereits im Frühjahr 2013 vom Teilprojekt „Kunden“ geliefert werden, als letztes wird das Teilprojekt „Organisation“ die für die Neuausrichtung notwendigen organisatorischen Anpassungen vornehmen.
 
Die Arbeiten der Projektteams werden laufend auf einer Projektplattform elektronisch dokumentiert, wo sie von allen Beteiligten eingesehen und ergänzt werden können. Damit wird ein aktives Mitgestalten am Projekt auch für Mitarbeitende, die nicht selber in Teilprojektteams tätig sind, sichergestellt.
 
Die Teilprojekte
Das Teilprojekt „Kunden“ analysiert aufgrund von vorliegenden Fakten und Statistiken sowie Befragungen die bestehende Kundschaft wie auch das Nicht-Kunden-Segment: Wer sind die aktuellen und wer die potenziellen Kunden und wie pflegen wir Kundennähe? Das Teilprojekt „Angebote“ untersucht das vorhandene Angebot, vom Buchbestand über die virtuellen Angebote bis zu Dienstleistungen wie Beratung, Lesesaal, Lieferdienste, Veranstaltungen, Öffnungszeiten. Aus den Resultaten der Untersuchungen werden neue Vorschläge resultieren. Das Teilprojekt „Dritter Ort“ beschäftigt sich mit Szenarien, wie sich die Bibliothek zu einem Ort der Begegnung und des Wissenstransfers entwickeln kann. Dazu gehört nebst sozialen Überlegungen auch die räumliche Ausgestaltung. Das Teilprojekt „Netzwerke“ soll Zusammenarbeitsmöglichkeiten mit andern Institutionen abklären und Synergien durch Kooperationen aufzeigen. Und im Teilprojekt „Organisation“ geht es schliesslich darum, den organisatorischen Rahmen den neuen Gegebenheiten anzupassen. Dazu gehört unter anderem, die Rechtsform auf ihre Tauglichkeit zu prüfen, die interne Aufbau- und Ablauforganisation wo nötig anzupassen und auch die Ressourcen – finanziell wie personell – den neuen Aufgaben zuzuteilen. Parallel zum Projekt „move it“ soll das Personal mit Weiterbildungsmassnahmen auf die zukünftige Ausrichtung der Stadtbibliothek vorbereitet werden.
 
Zukunftsweisende Innovation und Kreativität
Die Zeiten der Bibliothek als Ort der Buchausleihe sind vorbei. Die Stadtbibliothek muss sich einer lernenden Organisation entwickeln, die sich den Herausforderungen der Zukunft stellen kann. Unter Berücksichtigung der politischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen soll dank bereichsübergreifender Zusammenarbeit der verschiedenen Bibliothekssparten eine Bildungsstätte für die Bevölkerung entstehen.
 
Kooperation
Sowohl der Miteinbezug der Mitarbeitenden wie auch der Instanzen aus dem Umfeld wie Stiftungsrat, politische Gremien und Bibliotheksverein werden als wichtig erachtet. Bereits bestehende Vernetzungen (wie beispielsweise mit der Volkshochschule) sollen vertieft und weiter ausgebaut werden. Eine wichtige Rolle wird dabei dem entstehenden Campus der Fachhochschulen beigemessen.
 
Effekt
Bereits die Auslösung des Projektes „move it“ hat positive Effekte gebracht. Mitarbeitende werden aus der täglichen Routine gerissen, werden kreativ, entwickeln Ideen und sehen interessante Entwicklungen für die Zukunft. Wichtig war im Projekt von allem Anfang an, auch den Ängsten, die Veränderungen mit sich bringen können, zu begegnen. Dies wird einerseits mit grösstmöglicher Transparenz und andererseits mit einem „schwarzen Brett“ als Ventil für die Mitarbeitenden wahrgenommen.
 
Clemens Moser
Direktor der Stadtbibliothek B Ziel des neuen Strategieprojekts „move it“ ist es, die Aufgaben, Funktionen und Dienstleistungen der Bibliothek auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen und neu zu definieren, um die Rolle der Bibliothek zu stärken, gemäss dem Grundsatz: Die Umwelt bewegt sich – die Stadtbibliothek bewegt sich mit ihr und will die Veränderungen mitgestalten.
 
Die Herausforderungen
An einem zweitägigen Workshop haben sich das Personal und der Stiftungsrat mit der Zukunft der Stadtbibliothek befasst und folgende Themen diskutiert:
  • Die neue Bibliothek als zentraler Ort für Bildung, Begegnung und Austausch
  • Neue Berufsbilder
  • Neue Angebote und Kooperationen
  • Der Umgang mit neuen Technologien
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Die entwickelten Ideen und Visionen wurden zu einem Strategieprozess gebündelt und als zukünftige Strategie vom Stiftungsrat verabschiedet; sie soll mit dem Mitte 2012 gestarteten Projekt „move it“ in den nächsten zwei Jahren umgesetzt werden.
 
Die wichtigsten Aspekte für den eingeleiteten Strategie- und Organisationswandel sind:
  • die Nähe zum Kunden und seinen Bedürfnissen
  • die Bibliothek als Bildungsinstitution, Dritter Ort und lernende Organisation
  • die Nutzung von Netzwerken und Kooperationen.

Die Rahmenbedingungen
Die Stadtbibliothek Biel wurde 1926 als öffentliche Bibliothek gegründet. Seit 1998 hat sie einen regionalen Leistungsauftrag, der ihr die finanziellen Mittel sichert. Ihre Kundschaft ist die breite Bevölkerung der vom Bilinguismus geprägten Region sowie deren Schulen. Sie sieht sich mit stagnierenden Benutzerzahlen und rückläufigen Ausleihen sowie der rasanten Entwicklung neuer Medien wie E-Books, mobilen Informationszugriffen über Internet, sozialen Medien wie Facebook und Twitter konfrontiert.
 
Als zweisprachige Stadt zählt Biel über 30 Prozent Migrantinnen und Migranten mit über 100 verschiedenen Nationalitäten. Wirtschaftlich hat Biel die Bedeutung als regionaler Wirtschaftsstandort und zentraler Arbeitsort für die Region mit Firmensitzen bekannter internationaler Uhrenfirmen wie Swatch Group und Rolex. Die bereits angesiedelten Fachhochschulen sollen in den nächsten Jahren zu einem zentralen Fachhochschulstandort ausgebaut werden.
 
„move it“ – das Projekt 
Wie erreichen wir die hochgesteckten Ziele? Das Projekt „move it“ bezieht alle beteiligten Personenkreise mit ein: Mitarbeitende der Stadtbibliothek, Mitglieder des Stiftungsrates und des Bibliothekvereins wie auch lokale Politiker sind in die Projektteams eingebunden.
 
Das Projekt, das sich in verschiedene Phasen gliedert, wird von verschiedenen Arbeitsteams unter Führung einer Leitungsgruppe betreut. Die Fortschritte und Resultate der einzelnen Gruppen werden auf einer eigenen Internetsite gesammelt und dokumentiert.
 
Die Projektstruktur berücksichtigt in den verschiedenen Teilprojekten die Themen „Kunden“, „Angebote“, „Dritter Ort“, „Netzwerke“ und „Organisation“; die Teams der Teilprojekte werden von Kadermitgliedern der Stadtbibliothek geleitet. Jedem Projektteam ist eine Patin oder ein Pate des Stiftungsrates zugeordnet, was die Verbindung zwischen den operativ tätigen Mitarbeitenden der Projektteams und dem strategisch übergeordneten Stiftungsrat sicherstellen soll. Das Gesamtprojekt wird von einer Leitungsgruppe, welcher die Direktion und zwei externe Berater angehören, gesteuert und koordiniert. Die Rollen der verschiedenen am Projekt beteiligten Personen sind in einem Projekthandbuch klar umschrieben.
 
Um die Aussensicht zu verstärken, werden in Feedback-Runden Kunden und Kundinnen wie auch Non-User beigezogen. Als Resonanzgruppe sollen sie die Qualität der Projektergebnisse prüfen. Um die theoretischen Grundlagen nicht zu vernachlässigen, wurde beschlossen, einzelne Themen im Rahmen von Bachelor-Arbeiten von Studentinnen und Studenten bearbeiten zu lassen. Beispiele dafür sind: Beuret/Genoud, „Non-Usagers“ (FH Genf, 2012); Wenger, „Kundenbefragung“ (FH Genf, 2011/12) oder Freitas, „Biennensia et Regionalia“ (FH Genf, 2012).
 
Das Vorgehensmodell sieht eine Abwicklung von „move it“ in den Projektphasen Analyse/Konzept und Projektumsetzung sowie einem festgelegten Zeitplan vor. Meilensteine mit Phasenfreigaben gewährleisten, dass Zwischenentscheide möglich sind und das Projekt vom Stiftungsrat als Auftraggeber gesteuert werden kann und mitgetragen werden muss.

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Der Terminplan des Projekts ist auf di   e Erneuerung des politischen Leistungsauftrages im Jahr 2015 abgestimmt. Nach dem festgelegten Projektplan befinden sich die Teilprojekte momentan in der Phase Analyse/Konzept. Die Ergebnisse, welche zum Teil von andern Teilprojekten abhängig sind und koordiniert werden müssen, werden bis Ende 2013 vorliegen und im Jahr 2014 umgesetzt werden. Die ersten Resultate werden bereits im Frühjahr 2013 vom Teilprojekt „Kunden“ geliefert werden, als letztes wird das Teilprojekt „Organisation“ die für die Neuausrichtung notwendigen organisatorischen Anpassungen vornehmen. 
 
Die Arbeiten der Projektteams werden laufend auf einer Projektplattform elektronisch dokumentiert, wo sie von allen Beteiligten eingesehen und ergänzt werden können. Damit wird ein aktives Mitgestalten am Projekt auch für Mitarbeitende, die nicht selber in Teilprojektteams tätig sind, sichergestellt.
 
Die Teilprojekte
Das Teilprojekt „Kunden“ analysiert aufgrund von vorliegenden Fakten und Statistiken sowie Befragungen die bestehende Kundschaft wie auch das Nicht-Kunden-Segment: Wer sind die aktuellen und wer die potenziellen Kunden und wie pflegen wir Kundennähe? Das Teilprojekt „Angebote“ untersucht das vorhandene Angebot, vom Buchbestand über die virtuellen Angebote bis zu Dienstleistungen wie Beratung, Lesesaal, Lieferdienste, Veranstaltungen, Öffnungszeiten. Aus den Resultaten der Untersuchungen werden neue Vorschläge resultieren. Das Teilprojekt „Dritter Ort“ beschäftigt sich mit Szenarien, wie sich die Bibliothek zu einem Ort der Begegnung und des Wissenstransfers entwickeln kann. Dazu gehört nebst sozialen Überlegungen auch die räumliche Ausgestaltung. Das Teilprojekt „Netzwerke“ soll Zusammenarbeitsmöglichkeiten mit andern Institutionen abklären und Synergien durch Kooperationen aufzeigen. Und im Teilprojekt „Organisation“ geht es schliesslich darum, den organisatorischen Rahmen den neuen Gegebenheiten anzupassen. Dazu gehört unter anderem, die Rechtsform auf ihre Tauglichkeit zu prüfen, die interne Aufbau- und Ablauforganisation wo nötig anzupassen und auch die Ressourcen – finanziell wie personell – den neuen Aufgaben zuzuteilen. Parallel zum Projekt „move it“ soll das Personal mit Weiterbildungsmassnahmen auf die zukünftige Ausrichtung der Stadtbibliothek vorbereitet werden.
 
Zukunftsweisende Innovation und Kreativität
Die Zeiten der Bibliothek als Ort der Buchausleihe sind vorbei. Die Stadtbibliothek muss sich einer lernenden Organisation entwickeln, die sich den Herausforderungen der Zukunft stellen kann. Unter Berücksichtigung der politischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen soll dank bereichsübergreifender Zusammenarbeit der verschiedenen Bibliothekssparten eine Bildungsstätte für die Bevölkerung entstehen.
 
Kooperation
Sowohl der Miteinbezug der Mitarbeitenden wie auch der Instanzen aus dem Umfeld wie Stiftungsrat, politische Gremien und Bibliotheksverein werden als wichtig erachtet. Bereits bestehende Vernetzungen (wie beispielsweise mit der Volkshochschule) sollen vertieft und weiter ausgebaut werden. Eine wichtige Rolle wird dabei dem entstehenden Campus der Fachhochschulen beigemessen.
 
Effekt
Bereits die Auslösung des Projektes „move it“ hat positive Effekte gebracht. Mitarbeitende werden aus der täglichen Routine gerissen, werden kreativ, entwickeln Ideen und sehen interessante Entwicklungen für die Zukunft. Wichtig war im Projekt von allem Anfang an, auch den Ängsten, die Veränderungen mit sich bringen können, zu begegnen. Dies wird einerseits mit grösstmöglicher Transparenz und andererseits mit einem „schwarzen Brett“ als Ventil für die Mitarbeitenden wahrgenommen.
 
Clemens Moser
Direktor der Stadtbibliothek Biel
 

 
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