Eine Bibliotheksstrategie erarbeiten – Wie dabei vorzugehen ist

19.02.2014 | Von Clemens Moser | Benutzung | Aus den Bibliotheken | Raum und Infrastruktur | Aus der Praxis - für die Praxis | Bibliothek als Ort | Strategieprozess

Erfahrungen aus dem Strategieprozess der Stadtbibliothek Biel

Von Clemens Moser
Clemens Moser absolvierte eine Ausbildung zum Diplombibliothekar und nach Tätigkeiten im Informatikbereich den Kurs für wissenschaftliche Bibliothekare in Zürich. 1994-2004 war er Abteilungs-leiter in der ZB Zürich und 2004-09 stv. Kantonsbibliothekar an der Aargauer Kantonsbibliothek Aarau. Seit 2009 ist er Direktor der Stadtbibliothek Biel.
Eine Bibliotheksstrategie ausarbeiten, wozu?
„Wozu braucht es eine Strategie? Wir erhalten trotz einer neuen Strategie nicht mehr (finanzielle) Unterstützung. Eine Strategie ist für uns unnötig, wird uns vom Träger vorgegeben“. Dies sind ein paar Fragen und Aussagen, die im Raum stehen, wenn man von Strategie spricht. Es ist nicht einfach, darauf in zwei Sätzen zu antworten. Aber strategisch denken, hilft in jedem Falle, den eigenen Betrieb besser kennen zu lernen und zielgerecht zu arbeiten. Eine Strategie ist der rote Faden für alle zukünftigen Arbeiten. Dieser Faden hilft, sich nicht zu verlieren, und dient als Grundlage für Entscheide, Projekte, Verträge und Arbeitsbedingungen. Er stärkt die Arbeit nach innen und dient als wichtiger Punkt zur Positionierung der Bibliothek nach aussen.
 
Um eine Strategie zu entwickeln, braucht es neben den Zielen und Ressourcen vor allem Zeit! Zeit im doppelten Sinne: 1. Wird Arbeitszeit benötigt, um die Strategie zu entwickeln und 2. braucht es Zeit, bis die entwickelte Strategie umgesetzt werden kann. Weiter muss definiert werden, wie lange die Strategie Gültigkeit haben soll.

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Hinter jeder Strategie steckt viel Vorbereitung und Arbeit!
 
Bibliotheken sind heute nicht mehr zwangsläufig unerlässliche Orte für die Wissensvermittlung oder die Informationsrecherche. Aus diesem Grunde müssen sie sich unbedingt neu positionieren, um ihren angestammten Platz bezüglich Lese-, Bildungs- und Informationskompetenz behaupten zu können.
 
Zum Vorgehen
Falls man überzeugt ist, dass eine neue Strategie nötig ist, ist es das wichtigste, das Projekt nicht alleine anzugehen, ausser man hat ein BWi-Studium, leitet eine Bibliothek und hat trotzdem noch jede Menge freie Zeit… Am besten, Sie arbeiten die neue Bibliotheksstrategie mit dem ganzen Bibliotheksteam und einer oder zwei bibliotheksnahen Personen aus. Stellen Sie einen Terminplan auf mit wichtigen Eckdaten (s.u.) und geben Sie sich die Möglichkeit, Alternativen zu suchen, wenn Sie feststellen, dass gute Ideen nicht realisiert werden können.
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An einer ersten Sitzung oder an einem Workshop sollte mit dem „Strategieteam“ das gemeinsame Verständnis erarbeitet werden: Wie setzt sich ein Strategieprozess zusammen? Wann beginnt er? Wie lange soll der Prozess dauern? Wer arbeitet wo mit? Wer ist wofür verantwortlich und welches sind die Ziele, die erreicht werden sollen?
 
Anschliessend muss die vorgesetzte Stelle (Behörde, Amt, Stiftungsträger etc.) von der Wichtigkeit dieser zusätzlichen Arbeit überzeugt werden. Die vorgesetzte Stelle sollte der Bibliothek schriftlich den Auftrag geben, eine neue Strategie zu entwickeln, damit diese politisch und finanziell abgesichert ist.
 
Aufbau des Strategieprozesses:
 
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Der Strategieprozess beinhaltet verschiedene Stufen. Nicht allein das Ausarbeiten des Strategiepapiers ist wichtig, sondern auch alle übrigen Schritte.
  • Vision: An der Vision sind alle beteiligt. Wichtig ist, dass die Vision der Behörde mit derjenigen der Bibliotheksleitung übereinstimmt.
  • Mission oder Leitbild: Wenn kein eigenes Leitbild vorhanden sein sollte, ist es nicht verboten, sich an bestehende anzupassen.
  • Strategie: das Ergebnis aus den übrigen Prozesspunkten! Verfasst von der Bibliotheksleitung
  • Konzept: die Ergebnisse aus den verschiedenen Arbeitsgruppen, Umfragen, Analysen, Zieldefinitionen zusammengefasst und von der Behörde abgenommen
  • Auftrag: Umsetzung der Aufgaben, Anpassungen im Betrieb und Kontrolle der Zielerreichung
 
Wer ist beteiligt?
Ausgehend von diesem Prozess, sollte versucht werden, möglichst viele Kolleginnen, Politiker, Kundinnen und bibliotheksnahe Personen zu gewinnen, die aktiv an der Umsetzung mithelfen.
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Versuchen Sie, den gesamten Prozess in Etappen zu gliedern. Eventuell arbeiten Sie in Teilprojekten, zum Beispiel Kunden, Angebot, Dritter Ort, Netzwerk, Organisation etc.
 
Bevor Statistiken und weiterführende Literatur berücksichtigt werden, sollte der Ist-Zustand eingehend betrachtet werden. Folgende Fragen sind dabei in einer SWOT-Analyse zu beantworten: Wie arbeiten wir? Wo sind wir stark (Angebot, Informationsvermittlung, Leseförderung, Kundenkontakt)? Was sagen die Kundinnen und Kunden über unsere Bibliothek? Wie werden wir als Bibliothek von der Öffentlichkeit wahrgenommen? Was unterscheidet uns von anderen Bibliotheken?  (Wo sind wir besser oder weniger gut?) Welchen Einfluss haben neue Technologien und Trends auf die zukünftige Ausrichtung? Wie sieht die absehbare Stadt-, Dorfentwicklung aus? Was sollten wir bewahren, wozu sollten wir Sorge tragen (Stärken hervorheben)?
 
Diese Fragen helfen Ihnen, die Stärken und Chancen sowie die Schwächen und Gefahren zu bestimmen. Damit können Handlungsfelder erschlossen und ein vorläufiges Aufgabenprofil für die Weiterentwicklung der Bibliothek erarbeiten werden. Wir stützten uns dabei auf ein bewährtes Instrument der Visualisierung des Ist- und Sollzustandes. Das Profil der Stadtbibliothek Biel (Abb. unten) entstand in Anlehnung an das Marketingkonzept für die Bibliothek „Zentrum“ der GGG Stadtbibliotheken Basel.
 
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Vision 
Danach stellen wir uns der Vision: Am einfachsten ist es, wenn das Team die Bibliothek im Jahr 2020 (oder was immer Ihr Jahr sein wird) skizziert. Tauschen Sie sich aus und stellen Sie dar, was gleich bleibt, was sich ändert, was ähnlich sein wird und was ganz anders. Halten Sie die Ergebnisse fest: Was ist 2020 anders? Und welche Fragen müssen Sie sich stellen, um 2020 erfolgreich zu sein? Präsentieren Sie das Resultat ihrem Team.

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Knochenarbeit (Erarbeitung der Strategie)
Sammeln sie aktuelle Statistiken zur Bibliothek (Jahresberichte), zur Gemeinde, zum Kanton, zu anderen Bibliotheken. Erstellen sie eine statistische Entwicklung Ihrer Bibliothek für die nächsten Jahre aufgrund der Vorjahreszahlen von Benutzern, Neueinschreibungen, Ausleihen, Abo-Einnahm­en. Versuchen Sie eine Umfeldanalyse (vgl. R. Motzko: Bibliothekskonzepte) vorzunehmen, indem Sie folgende Aspekte berücksichtigen: geografische Lage, Besonderheiten (Mobilität Verkehrslage), Verwaltungsstruktur, sozio-ökonomische Struktur (Alter, Bildung, Kultur- und Frei­zeitangebote, Einkommen, Migranten, Branchen, Wirtschaft), zukünftige Schwerpunkte der Stadt-, bzw. Gemeindeentwicklung etc. Sammeln und sichten Sie Bibliothekskonzepte und -strategien von anderen vergleichbaren Bibliotheken (inkl. Bildmaterial).
 
Danach beschreiben Sie „Ihre“ Problemlagen und Stossrichtungen, wie  z.B. Veränderungen im Informationsverhalten und den Mediengewohnheiten, frühkindliche Sprachförderung, lebenslanges Lernen,  Familienförderung, Betreuungsstandards, demografischer Wandel (Integration Zugewanderter, Bevölkerungsrückgang, mehr Ältere), soziale Integration und Begegnung, digitale Spaltung, Informationsflut.
 
Stellen Sie klar, dass Bibliotheken in diesen Bereichen als Problemlöserinnen fungieren können, und geben Sie der Bibliothek ihren Auftrag mit  Schwerpunktsetzungen. –> „Roter Faden“ für die Zukunft: konkrete, messbare Zielgruppenfestlegungen, Abschied von der Bibliothek für alle, Milieuorientierung, Alter-, Lebenslagen- und Themenorientierung. Suchen Sie Kooperationsmöglichkeiten und Partnerschaften auf Ortsebene (Kindergärten, Schulen etc.) oder auf regionaler Ebene (Bibliotheken, Fachstellen).
 
Notieren Sie entsprechende Massnahmen oder Angebote: Aufgabenprofil, Ziele und Zielgruppenfestlegungen ( Öffnungszeiten, Bestandsprofile, Rechercheangebote, Beratungsangebote, Vermitt­lungsangebote, Veranstaltungen, Projekte).
 
Wählen Sie geeignete Kommunikationsformen für den Austausch mit dem/den Träger(n), den Kunden und Partnern. Zeigen Sie die Bedeutung moderner Technik und Ausstattung auf (Möbel, IT, RFID, Lizenzen) und geben Sie sich Ressourcengrundsätze (Einnahmequellen und Ausgabengrundsätze betreffend Gebäude, Personal, Medienetat, Technik).
 
Erstellen Sie Organisations- und Führungsgrundsätze (Aufbau-, Ablauforganisat­ion, Führungsstruktur, interne Kommunikation). Und überprüfen Sie Ihre Strategie zum Schluss mit Hilfe von regelmässigen Erfolgskontrollen und Evaluationen nach den Themenfeldern aufgrund ihrer Umfeldanalyse: Zielerreichen, Kundenzufriedenheit, Veranstaltungen…).
 
Tipp: Entwickeln sie das Strategieprojekt zusammen mit einer externen Fachkraft aus dem Bereich Organisationsentwicklung oder einer externen Kollegin, die bereits Erfahrungen gesammelt hat.
 
 
Beispiel Stadtbibliothek Biel
Bei der Erarbeitung unserer Strategie, haben wir uns mehr oder weniger an den oben erwähnten Leitideen orientiert. Zusätzlich haben wir Kunden- und Nichtkundenbefragungen durchführen lassen, die als Bachelor-Arbeiten abgegeben wurden. Eine weitere Arbeit widmete sich unserem Bestand an Regionalia und der Frage, wie dieser in Zukunft besser gewichtet und verwertbar sein könnte. Wir haben für den Strategieprozess eine eigene Webseite kreiert und haben das Ganze in Teilprojekte aufgeteilt.
 
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Workshop mit Stiftungsrat und MitarbeiterInnen
 
Die beschriebenen Arbeiten, die Workshops, das Suchen und Zusammenstellen der Statistiken und Unterlagen, die Kongressbesuche, Bibliotheksbesichtigungen usw. wurden in teilweise bezahlter Zusatzarbeit geleistet. Wir versuchten, möglichst das gesamte Personal, den Stiftungsrat, die Politik sowie unsere Kundinnen und Kunden aktiv in den Prozess zu integrieren.
 
Gestartet wurde im Januar 2012 mit mehreren Workshops. Im Mai 2012 bewilligte der Stiftungsrat das neu erstellte Projekthandbuch „Strategie move it: die Umwelt bewegt sich – die Stadtbibliothek bewegt sich mit ihr“. Ab August 2012 wurden die vier Teams Kunden, Angebot, Dritter Ort und Netzwerk aktiv. Eine Leitungsgruppe koordinierte die Arbeiten und gab entsprechende Inputs. Im März 2013 wurden die Endberichte der einzelnen Teams abgegeben. Diese Berichte wurden „verdichtet“ und als neues Bibliothekskonzept im Juni 2013 durch den Stiftungsrat der Stadtbibliothek abgenommen. Folgende Papiere wurden erstellt:
 
  1. ein zwölfseitiges Dokument für die Stiftungsträger und Politiker: eine leicht lesbare Zusammenfassung des Strategiepapiers
  2. ein Strategiepapier von knapp 30 Seiten Umfang mit Zahlenmaterial und klaren Aussagen zu den Zielen. Dieses Papier ist die Verdichtung der Arbeiten aus den Teilprojekten.
  3. eine tabellarische Übersicht von 50 Punkten, die wir gerne realisieren möchten (wobei 15 davon nur mit zusätzlicher finanzieller Unterstützung durchgeführt werden können.
  4. Statistische Entwicklungen 2009 bis 2012 mit Trend 2015 bis 2020: Dieses Dokument veranschaulicht in knapper Form, was geschehen würde, wenn nichts unternommen wird.
(Die Dokumente können beim Verfasser bezogen werden.)
 
Diese vier Dokumente bilden zusammen unseren Strategiebericht. An der Frühsommersitzung des Stiftungsrates wurden diese angenommen mit dem Auftrag, sie an die politischen Stellen weiterzuleiten. Die Stadtbibliothek erhofft sich die Unterstützung des Strategieanliegens beim Gemeinderat der Stadt. Es soll eine Genehmigung eines Projektierungskredites zur Ausarbeitung eines detaillierten Kreditbegehrens für die Umsetzung der Strategie „move it“ auslösen. Unsere Terminvorstellung ist Oktober 2013. Anschliessend wird ein Projektauftrag an einen Architekten erteilt, mit dem Ziel, bis Ende März 2014 Varianten mit einem Kostendach auszuarbeiten. Auf dieser Grundlage wird der Kreditantrag für die Realisierung erarbeitet und dem Stadtrat zur Genehmigung unterbreitet (Terminvorstellung: 2. Hälfte 2014). Ab Juli 2014 kann der Leistungsvertrag 2015 überarbeitet werden, welcher die Umsetzung der Strategie „move it“ berücksichtigen soll.
 
Unser Hauptziel ist es, die Kundschaft in den Mittelpunkt unserer Arbeit zu stellen. Das Medienangebot und die Dienstleistungen (Heimlieferdienst, Vermittlung von Informations- und Lesekompetenz, 3. Ort) werden darauf ausgerichtet. Bis anhin waren wir eine Bibliothek im traditionellen Sinn und unsere Arbeit drehte sich um das Angebot, mit einem entsprechenden Aufwand hinsichtlich Beschaffung, Katalogisierung und Aufstellung der Medien. Durch die Neuausrichtung muss die Arbeit der einzelnen MitarbeiterInnen neu definiert werden. Vieles wird neu im öffentlichen Bereich stattfinden.   

NatüIMG_7902-1.jpgrlich sind wir bereits heute ein „Dritter Ort“. Wir führen Veranstaltungen durch, wir haben einen Kaffeeautomaten im Zeitschriftenlesesaal, wir bieten Gruppen-Arbeitsplätze und W-Lan an und es gibt drei Informationsbüros. Die Kundschaft wird kompetent beraten und bedient. Aber: die Räumlichkeiten lassen ein ruhiges Arbeiten nur bedingt zu. Die Bibliothek ist von aussen nicht sichtbar, trotz der neuen Beschriftung – die Post im Grundgeschoss ist der Bevölkerung bekannt, dass im gleichen Gebäude 200.000 Medien vorhanden und 30 Medienfachleute arbeiten, hingegen nicht (oder zu wenig).
 
Vision / Konzept:
Ein grosser Teil der Ziele für die neue Bibliothek können und werden in den „normalen“ Arbeitsalltag integriert. Dazu gehört z.B. die Ausleihe von elektronischen Büchern und e-Readern. Beide Angebote gehen auf Kundenwünsche zurück und können seit Mitte Juni 2013 in der Bibliothek, beziehungsweise über das Internet bezogen werden.
 
In weiteren Schritten wird versucht, neue Zielgruppen anzusprechen (Kleinkinder und deren Eltern, Familien mit Migrationshintergrund). In Partnerschaften mit anderen Bieler Institutionen (effe, VHS, Multimondo) wird einerseits das Angebot an Büchern in verschiedenen Sprachen ausgebaut, andererseits wird die Integration durch Leseanimationen in den Quartieren unterstützt. Mit Leseclubs, Quartiergeschichten oder Märchen und Erzählungen über den Mittag wollen wir eine etwas ältere Zielgruppe ansprechen.
 
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Personalweiterbildung und -schulung. Die Mitarbeitenden werden mit internen Kursen gezielt auf die neue Ausrichtung ausgebildet (Qualitätssteigerung durch Kundeneinbezug) und wir werden die Teilnahme an Kursen zu unseren neuen Angeboten (e-Medien) fördern.
 
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Bauliches: Die neue Bibliothek ist ein von aussen gut erkennbarer Ort mit einem offenen, einfachen, einladenden und freundlichen Eingang. Die Benutzer finden sich nach ihren Bedürfnissen entsprechend schnell zurecht. Der Aufbau und die Struktur der Räumlichkeiten sind selbsterklärend.
 
Es gibt ein Zonenkonzept, das diesen Kriterien gerecht wird. Es wird mit Licht, Farbe und den Einrichtungen gearbeitet. Die Beschriftung ist im Konzept berücksichtigt, ebenso ein gutes Raumklima. Die technische Infrastruktur ist den Anforderungen angepasst: Es gibt W-Lan, genügend Steckdosen und mobile Trennwände. Das Mobiliar muss leicht und auf Rollen sein. Weiterhin stehen genügend sanitäre Anlagen bereit, die rollstuhl- und seniorengerecht sind.
 
Schlussfolgerung
Die letzten anderthalb Jahre waren für das gesamte Team der Stadtbibliothek sehr intensiv. Vieles wurde in Frage gestellt oder neu diskutiert. Der Prozess förderte die Teambildung und den Zusammenhalt, trotz der erheblichen Mehrbelastung. Die Ziele sind hochgesteckt und einige davon nur mit dem Goodwill der Politik realisierbar. Die Mehrheit wird jedoch während des laufenden Betriebes umgesetzt. Der Prozess als solcher wird nicht abgeschlossen werden.

Um die Zukunft der Bibliothek zu garantieren, muss sie in Bewegung bleiben. Indem wir uns nach den Bedürfnissen der Kundschaft richten, werden wir ein „life companion“ für alle, die offen und neugierig sind. Die Bibliothek versucht, ihr Image gegenüber der Bevölkerung und den Politischen Behörden zu modernisieren (weg vom Ausleihschalter und den verstaubten Büchern, hin zum Dritten Ort). „move it“ ist der Name und das Motto unserer neuen Strategie für das nächste Jahrzehnt.
 
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Raumkonzept der neuen Bibliothek „biblio biel/bienne“

 
Clemens Moser
Direktor der Stadtbibliothek Biel
 
Zur Website der Stadtbibliothek Biel >

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